Jefe

Confidencial - Jefe de Administración

Empresa del rubro financiero está en búsqueda de su próxima Jefe de Administración, serás responsable de supervisar y coordinar todas las funciones administrativas y de servicios generales dentro de la organización. El objetivo principal es asegurar que las operaciones administrativas y los servicios generales se realicen de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de la empresa y optimizando los recursos disponibles:

Funciones:

Administración General: 

  • Supervisar y coordinar las actividades de Administración , incluyendo la gestión de documentación, archivo, y correspondencia. 

  • Implementar y mantener procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia y la efectividad operativa. 

  • Realizar y gestionar el presupuesto anual de Administración y controlar los gastos para asegurar el cumplimiento con las políticas financieras de la empresa. 

Servicios Generales: 

  • Coordinar y supervisar los servicios generales, incluyendo mantenimiento de instalaciones, seguridad, limpieza y servicios de apoyo. 

  • Coordinar y supervisar el trabajo de su equipo directo (Recepcionistas, Auxiliares Administrativos, Encargado de Mantención, Mensajero, etc.) 

  • Negociar y gestionar contratos con proveedores de servicios y asegurar el cumplimiento de los términos acordados. 

  • Mantener al día el listado de proveedores del área, según formatos establecidos por su jefatura Directa. 

  • Asegurar que las instalaciones y equipos estén en condiciones óptimas y cumplir con las normativas de seguridad y salud. 

  • Diseñar, coordinar y controlar el Plan Anual de Mantención de oficinas. 

Gestión de Recursos: 

  • Supervisar la adquisición y gestión de suministros (artículos de cafetería, aseo, oficina, mantención, etc.) y equipos necesarios para el funcionamiento eficiente de la oficina. 

  • Controlar inventarios de bienes y suministros, y coordinar los procesos de compra y reposición. 

Atención al Personal: 

  • Actuar como punto de contacto para los empleados en cuestiones relacionadas con el entorno de trabajo y los servicios generales. 

  • Coordinar servicios y recursos necesarios para el personal, como áreas comunes, oficinas, estacionamientos, equipos y recursos necesarios para el desempeño eficiente de sus funciones. 

Cumplimiento Normativo: 

  • Asegurar que las operaciones del departamento cumplan con las políticas internas, así como con las leyes y regulaciones locales y nacionales. 

  • Preparar informes y documentación requerida por su jefatura directa. 

Mejora Continua: 

  • Identificar oportunidades para mejorar los procesos administrativos y de servicios generales, y liderar iniciativas de optimización. 

  • Implementar prácticas innovadoras y efectivas para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios proporcionados. 

Equipo de Trabajo: 

  • Liderar, motivar y desarrollar al equipo de Administración y de servicios generales, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y productivo. 

Otros: 

  • Realizar funciones de Back Up de Asistente de Gerencia 

  • Apoyar al área de Gestión de Personas en las diversas actividades que se le soliciten 

  • Realizar solicitudes o informes solicitados pr su jefatura directa 

 

Aspectos importantes a considerar:

Trabajo100% Presencial en Las Condes

Inglés fluido

Artículo 22

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Confidential - Jefe de Finanzas y Control de Gestión AGF

Resumen del Puesto: Jefe de Finanzas y Control de Gestión en el área de back office de una administradora de fondos de inversión de capital privado es responsable de dirigir las operaciones financieras, administrativas e información, asegurando la eficiencia en la elaboración de informes de gestión, liderando la auditoría externa, supervisando los sistemas y coordinando con las demás áreas del back office. Esta posición requiere una sólida comprensión de los procesos financieros, administrativos y habilidades analíticas avanzadas.

Responsabilidades:

1. Elaboración de Informes de Gestión:

  • Supervisar la elaboración de informes financieros y de gestión para proporcionar información precisa y oportuna a la alta dirección y a los inversores.

  • Recopilar y analizar datos financieros y operativos con el fin de generar informes completos y significativos.

2. Liderazgo de la Auditoría Externa:

  • Actuar como punto focal para la auditoría externa, coordinando con el equipo de auditoría y facilitando el acceso a la información necesaria.

  • Revisar los hallazgos de la auditoría y trabajar en colaboración con la dirección para implementar recomendaciones y mejoras.

3. Supervisión de Sistemas:

  • Colaborar con el equipo de tecnología para garantizar la eficiencia y seguridad de los sistemas utilizados en el back office, incluyendo software de contabilidad, gestión de riesgos y sistemas de reporte.

  • Identificar oportunidades de mejora en los sistemas existentes y liderar iniciativas para implementar soluciones tecnológicas más eficientes.

4. Administración:

  • Liderar el equipo de administración, tesorería, cumplimiento y administración para garantizar la coherencia y eficiencia en todas las actividades del back office.

  • Supervisar la ejecución de procesos y procedimientos en todas las áreas del back office, identificando y abordando posibles puntos de mejora.

Requisitos:

  • Título universitario en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas u otro campo relacionado. Se prefiere una maestría o MBA.

  • Conocimiento profundo de los procesos financieros, controles internos y control de gestión.

  • Experiencia en auditorías externas y coordinar con equipos de auditoría.

  • Habilidades analíticas avanzadas y capacidad para interpretar y comunicar datos financieros de manera efectiva.

  • Excelentes habilidades de liderazgo y capacidad para trabajar de manera colaborativa en un entorno multifuncional.

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