Empresa del rubro financiero está en búsqueda de su próxima Jefe de Administración, serás responsable de supervisar y coordinar todas las funciones administrativas y de servicios generales dentro de la organización. El objetivo principal es asegurar que las operaciones administrativas y los servicios generales se realicen de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de la empresa y optimizando los recursos disponibles:
Funciones:
Administración General:
Supervisar y coordinar las actividades de Administración , incluyendo la gestión de documentación, archivo, y correspondencia.
Implementar y mantener procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia y la efectividad operativa.
Realizar y gestionar el presupuesto anual de Administración y controlar los gastos para asegurar el cumplimiento con las políticas financieras de la empresa.
Servicios Generales:
Coordinar y supervisar los servicios generales, incluyendo mantenimiento de instalaciones, seguridad, limpieza y servicios de apoyo.
Coordinar y supervisar el trabajo de su equipo directo (Recepcionistas, Auxiliares Administrativos, Encargado de Mantención, Mensajero, etc.)
Negociar y gestionar contratos con proveedores de servicios y asegurar el cumplimiento de los términos acordados.
Mantener al día el listado de proveedores del área, según formatos establecidos por su jefatura Directa.
Asegurar que las instalaciones y equipos estén en condiciones óptimas y cumplir con las normativas de seguridad y salud.
Diseñar, coordinar y controlar el Plan Anual de Mantención de oficinas.
Gestión de Recursos:
Supervisar la adquisición y gestión de suministros (artículos de cafetería, aseo, oficina, mantención, etc.) y equipos necesarios para el funcionamiento eficiente de la oficina.
Controlar inventarios de bienes y suministros, y coordinar los procesos de compra y reposición.
Atención al Personal:
Actuar como punto de contacto para los empleados en cuestiones relacionadas con el entorno de trabajo y los servicios generales.
Coordinar servicios y recursos necesarios para el personal, como áreas comunes, oficinas, estacionamientos, equipos y recursos necesarios para el desempeño eficiente de sus funciones.
Cumplimiento Normativo:
Asegurar que las operaciones del departamento cumplan con las políticas internas, así como con las leyes y regulaciones locales y nacionales.
Preparar informes y documentación requerida por su jefatura directa.
Mejora Continua:
Identificar oportunidades para mejorar los procesos administrativos y de servicios generales, y liderar iniciativas de optimización.
Implementar prácticas innovadoras y efectivas para mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios proporcionados.
Equipo de Trabajo:
Liderar, motivar y desarrollar al equipo de Administración y de servicios generales, promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.
Otros:
Realizar funciones de Back Up de Asistente de Gerencia
Apoyar al área de Gestión de Personas en las diversas actividades que se le soliciten
Realizar solicitudes o informes solicitados pr su jefatura directa
Aspectos importantes a considerar:
Trabajo100% Presencial en Las Condes
Inglés fluido
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